İletişim Yönetimi

Herkese Merhaba,

Bu yazımda İletişim Yönetimi (Communication Management) alanına ufak bir giriş yapmak, ayrıca bu bilgi alanında kullanılan bazı araç ve tekniklerden bahsetmek istiyorum.

Bildiğiniz üzere işimizin temeli iletişim. İletişim Yönetimi bilgi alanında yer alan araç ve teknikleri benimsediğinizde iletişime bakış açınızın bir ölçüde değiştiğini ve tanımlama yapmanın makul ölçüde kolaylaştığını fark edeceksiniz.

İletişim Yönetimi; Tüm tarafları iletişim döngüsünde tutmak ve aynı noktada buluşturmayla ilgilidir.

Bu bilgi alanının öğeleri ve kısa açıklamaları ise şöyle;

Gönderici Sender İletişimi başlatan kişi
Alıcı Receiver Mesajı alan kişi
Ortam Medium Mesajı iletmek için kullanılan şey
Geribildirim Feedback Mesaja verilen yanıt
Parazit Noise Mesajın iletilmesini engelleyen bir dış etki
Kodlama Encoding Yollayacağınız mesajı gönderilebilecek şekle çevirmek
Deşifre Etme Decoding Gelen bir mesajı anlaşılabilir şekle çevirmek

İletişimin anatomisini anlamak adına; Yukarıdaki 7 temel terimi içerisinde barındıran –günlük hayattan- basit bir iletişim örneği verelim… Bu örneği okurken ara sıra yukarıdaki tabloya bakmayı unutmayın!

Telefonla pizzacıyı arayarak sipariş vereceğiz 🙂

Yahya   “Alo”
İletişim için Ortam tercihimiz telefon.

Yahya   “Merhaba ben Yahya, 2 numaralı pizzadan sipariş vermek istiyorum.”
Gönderici benim, mesajımı telefon görüşmesi olarak Kodlayarak, Alıcıya iletmeye çalışıyorum

Pizzacı  “Tabii ki Yekta Bey. Fakat sesinizi almakta güçlük çekiyorum.”
Ufak bir Parazit yaşandı, Pizzacı ismimi anlamadı, beni duymuyor. Bu sorunu hemen çözelim.

Yahya   “Bir saniye biraz daha sessiz bir yere geçiyorum. Şu an beni duyabiliyor musunuz?”
Pizzacı “Evet, duyuyorum.”
Sorunu çözdük, doğru siparişi verememe riskini ortadan kaldırdık.

Yahya   “O halde şimdi siparişimi verebilir miyim? Dilerseniz ev adresimi vereyim.”
Pizzacı  “Teşekkür ederim Yahya Bey. Sizi telefon numaranızdan tanıdık. Tüm iletişim bilgileriniz bizde mevcut.”
Burada Alıcı mesajımı Deşifre etti ve benim anlayacağım dile kodlayarak cevap verdi.  Alıcının göndericinin mesajını yanıtlamasına Geribildirim deniyor.

Yahya
   “Buna sevindim. Peki, şimdi ne yapacağız?”
Pizzacı “İşlemi onaylıyorsanız siparişinizi hemen yola çıkaracağız”
Yahya   “Evet, onaylıyorum.”
Pizzacı “Siparişiniz için teşekkür eder, iyi günler dileriz”
Yahya   “İyi günler”

Evet, gördüğünüz üzere yukarıdaki basit örnekte 7 temel iletişim öğesinin tamamını bulunuyor. İletişim esnasında bizden, ortamdan veya karşı taraftan kaynaklanan hatalar meydana gelebilir. Doğru iletişim için önce iletişimin anatomisini anlamak ve akabinde hemen çözüm üretmek gerekiyor.

Peki, iletişim yönetiminde kullanılan İletişim Modelleri nelerdir?

  1. İtme İletişimi (Push Communication)Bu yazıyı mypeX’e eklediğimizi bildirmek için sizlere bir E-Mail gönderdik. Yani İtme İletişimi modelini kullanarak sizlerin mypeX ortamına girmesini hedefledik. E-Mail, Sms mesajları bizleri belirli konulara Push etmek amacıyla gönderilir.
  2. İnteraktif İletişim (Interactive Communication)Eğer bu yazıyı yazmak yerine sizleri bir eğitim salonuna toplayarak anlatsaydım İnteraktif İletişim modelini kullanmış olurdum. Eğer size birisi sunum yapıyor veya mesajları tartışmak üzere toplantı yapıyorsa İnteraktif İletişim modelini tercih ediyor demektir.
  3. Çekme İletişimi (Pull Communication)Bu yazıya dilediğiniz zaman erişerek okuyabilmeniz için mypeX Intranet ortamını kullanıyoruz. Bu şekilde bir paylaşım gördüğünüzde Çekme İletişimi modelinin kullanıldığını hatırlayın.

Bu arada İletişim teknolojisi seçimi yaparken kararımızı ekteki faktörlere göre veriyoruz;

  • Bilgi İhtiyacının Aciliyeti
  • Teknolojinin Kullanılabilirliği
  • Kullanım Kolaylığı
  • Proje/Operasyon Ortamı
  • Bilginin hassasiyeti ve gizliliği

En sık kullanılan İletişim Modellerini anlattığımıza göre birazda İletişim Metotlarından bahsederek yazımızı tamamlayalım.

Mesajlarımızı karşı tarafa iletmenin birçok farklı yolu vardır.

  1. Resmi Yazılı (Formal Written)

    Resmi bir belge, sözleşme ve yasal dokümanla karşılaştığınızda sizinle resmi yazılı iletişim kuruluyor demektir.

    Örn;
    Pazarlama departmanımız bir sözleşme hazırlar. İmzalar ve müşteriye kargo ile gönderir.
  2. Gayrıresmi Yazılı (Informal Written)

    E-Mail ile yapılan bilgilendirmeler ve kısa hatırlatma mesajları Gayrıresmi yazılı iletişim örnekleridir.

    Örn;
    Pazarlama departmanımız hazırladığı sözleşmenin bir örneğini E-Mail ile müşteriye gönderir, müşteriden sözleşmeyi incelemesi ve yorumlaması istenir.
  3. Resmi Sözlü (Formal Verbal)

    Belirli bir konuda insanlara sunum yaptığınızda Resmi Sözlü iletişim kuruyorsunuz demektir.

    Örn;
    Pazarlama departmanımız her hafta Genel Müdürümüze yeni işlerle ilgili bir sunum yapar. Bu arada dikkat; Toplantı ve koridor konuşmaları resmi değil gayrı resmidir.
  4. Gayrıresmi Sözlü (Informal Verbal)

    Birazdan bana telefon açarak bu yazı hakkında sorular sorduğunuzda Gayrıresmi sözlü iletişim kurmuş olursunuz 🙂

Yazıyı bitirmeden önce efektif iletişimle ilgili -çok önemli- birkaç detaydan daha bahsedeceğim.

Sözsüz İletişim (Nonverbal Communication)
İletişim kurarken kullandığımız mimikler, yüz ifadelerimiz, fiziksel görünüşümüz ve kılık kıyafetimiz sözsüz iletişim grubunda değerlendirilir. Mesajımızı iletirken takındığımız tavır ağzımızdan çıkan sözlerden çok daha fazlasını ifade eder.Örneğin; Reklam ajansı animatörlük işi için personel arayışında. Başvuruyorsunuz. Kabul edildiniz ve mülakata çağrılıyorsunuz. Sırf ajans animatör arıyor diye palyaço kostümü giyerek görüşmeye giderseniz muhtemelen işe alınmayacaksınız. İşi ciddiye almadığınız düşünülecektir.

 

Konuşma Dışı İletişim (Paralingual Communication)
İletişim kurarken kullandığınız ses tonu ve tarzınız son derece önemlidir. Endişe veya sinir verdiğiniz haberin algılanışını etkiler.Örneğin; Takım Liderliği mülakatına katıldınız. Doğal olarak çok heyecanlısınız. Biraz önce de sinirli bir müşteriyle görüşme yapmıştınız. Mülakatı yapan yöneticiniz size ters bir soru sordu. Sizde sinirlenerek ters bir yanıt verdiniz. Yöneticinin suratındaki ifadeyi gördüğünüz an büyük bir hata yaptığınızı anladınız. Heyecanlandınız ve sesiniz titremeye başladı. Hemen toparlamaya çalıştınız ve toparladınız. Yöneticiniz “vaay, çok iyi toparladın” dedi. Sizde “ayıp ediyorsun be hocam, iletişim bizim işimiz” şeklinde sarkastik -yani alaycı- bir yanıt verdiniz.

İşte Paralingual iletişim iş başında. Sizce bu görüşmenin sonucu ne olacak 🙂

Yazının sonuna geldik arkadaşlar. Bu konuda biraz daha derin konuşmak isterseniz dilediğiniz zaman bana ulaşabilirsiniz. Umarım faydalı bir paylaşım olmuştur. Yorumlarınızı bekliyorum.

Sevgilerimle,
Yahya Ekinci

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir